Eine kleine Geschichte der Akte

Leitzordner
Dieser Leitzordner schaffte es sogar in die Schausammlung "LegendäreMeisterWerke" [Quelle: Landesmuseum Württemberg]

Erste Ansätze zur Entstehung von Akten gehen bis in das 14. Jahrhunderts zurück. Das Wort „Akte“ leitet sich von dem lateinischen Begriff „acta“ (das Geschehene, die Handlung) ab, mit dem sowohl die Handlung/Handlungen selbst als auch ihr schriftlicher Niederschlag bezeichnet wurden. Wesentliche Voraussetzungen für die Entwicklung der Akten waren seit der Wende zum 14. Jahrhundert der sich verbreitende Gebrauch von Papier als Beschreibstoff, die zunehmende Alphabetisierung und Ausbildung von Verwaltungsstrukturen in den entstehenden Territorien, Städten und korporativen Institutionen wie zum Beispiel geistlichen Einrichtungen oder Universitäten. Im ausgehenden 15. und im Verlauf des 16. Jahrhunderts nahm das Aktenwesen immer stärker Gestalt an. Seit der Wende vom 15. zum 16. Jahrhundert haben Herrschaftsträger zunehmend Organisationseinheiten der Verwaltung, die nach unserem heutigen Verständnis sowohl die Funktion des Archivs als auch der Registratur erfüllten, eingerichtet und nach mehr oder weniger festgelegten Grundsätzen Urkunden, Amtsbücher und Akten, Karten und Pläne verwahren lassen.

Der Zusammenhalt bzw. die Formierung der Akten wurde lange Zeit vor allem über die Unterbringung in Regalfächern, Kästen oder Spankörben gelöst, erst ab dem 18. Jahrhundert entwickelten sich die verschiedenen Formen der Aktenbindung. Im deutschen Südwesten entwickelten sich für diesen Zweck regional verschiedene Methoden mit Vor- und Nachteilen, die im 20. Jahrhundert zum größten Teil von modernen Registraturhilfsmitteln abgelöst wurden. Während in Baden die Akten oben links durchgehend mit einem Faden verschnürt wurden und die eingehenden Schriftstücke fortlaufend von oben nach unten beigefügt wurden (sodass das älteste Schriftstück sich oben befindet), hat man in Württemberg sogenannte Büschel gebildet, die als solche wie Pakete verschnürt wurden, in denen die einzelnen Dokumente aber lose von unten nach oben aufeinander lagen, somit das älteste Schriftstück stets unten, das jüngste dagegen oben lag. Im preußischen Hohenzollern hat man die Akten wie sonst in Preußen auch buchmäßig an der linken Seite zusammengenäht. Die verschiedenen Formen der Aktenbindung geben somit Aufschlüsse über die Herkunft der Akten.

Im 20. Jahrhundert hielten moderne Hilfsmittel für die Büroorganisation Einzug in die Registraturen. Insbesondere mit der Büroreform der 1920er Jahre änderte sich nicht nur die inhaltliche, sondern oft auch die physische Aktenbildung und die modernen Hilfsmittel verbreiteten sich. Friedrich Soennecken brachte 1886 den Aktenordner auf den Markt und ließ sich im selben Jahr den dazu gehörigen Papierlocher patentieren. Bereits ab 1871 entwickelte auch der Stuttgarter Louis Leitz einen Stehordner, den er bis 1893 stetig weiterverbesserte. Durch die Hebelmechanik des Leitzordners wurde es nun möglich, Schriftstücke an jeder beliebigen Stelle einzuheften oder zu entnehmen, ohne die Ordnung der übrigen Papiere zu stören. Für weniger umfangreiche Akten und Vorgänge konnten Schnellhefter eingesetzt werden, die Ende des 19. Jahrhunderts von Carl Gladitz erfunden wurden. Ebenfalls zu dieser Zeit wurde die Hängeregistratur erfunden. Darin konnten in Hängemappen, -heftern oder -ordnern Akten platzsparend und übersichtlich aufbewahrt und einfach wieder entnommen werden. Auch innerhalb von Akten wurden und werden moderne Hilfsmittel zur Strukturierung eingesetzt: So wurden ebenfalls im 19. Jahrhundert die Büroklammer und die Heftklammer (samt Heftgerät) erfunden.

Mehr zur Geschichte der Akte und den verschiedenen Formen der Aktenbindung finden Sie im LEO-BW-Themenmodul "Südwestdeutsche Archivalienkunde". (JH)

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