Von Robert Kretzschmar
Akten entstehen als Niederschlag von Geschäftstätigkeit. Sie werden daher in der Archivwissenschaft als prozessgenerierte Unterlagen definiert, die bei der Wahrnehmung von Aufgaben formiert werden. Im Verständnis der breiteren Öffentlichkeit werden unabhängig von definitorischen Abgrenzungen der Quellenkunde alle Unterlagen als Akten betrachtet, die bei einer Person oder Stelle oder zu einem bestimmten Sachkomplex vorliegen.[1]
„Die Akte“ im Singular (in Bayern und Österreich „der Akt“, in der Schweiz „das Dossier“) ist eine Einheit, in die Unterlagen der verschiedensten Art und Materialität eingehen können. Archivwissenschaftlich ist sie definiert als „Gesamtheit der analogen oder elektronischen Dokumente, die im Rahmen einer spezifischen Geschäftstätigkeit (z.B. in einer Behörde) entstehen und aufgrund eines Ordnungsmusters zusammengebracht, also formiert werden“.[2] Das zu Beginn des 21. Jahrhunderts weiterhin dominante Ordnungsmuster ist der gegliederte Aktenplan, in dem einzelne Aktenzeichen bestimmten Titeln bzw. Betreffen zugeordnet sind, nach denen Unterlagen abgelegt werden.
Das Wort „Akte“ leitet sich von dem lateinischen Begriff „acta“ (das Geschehene, die Handlung) ab, mit dem sowohl die Handlung/Handlungen selbst als auch ihr schriftlicher Niederschlag bezeichnet wurden. In der Frühen Neuzeit hat man im deutschen Südwesten den Begriff nachweisbar bei der Titelbildung zu einzelnen Akten verwendet. So ist in Württemberg eine Akteneinheit zu dem folgenden Betreff entstanden: „Handlungen Magister Veit Kappen betreffend von Nagolt, der daselbsten und zu Tübingen gefangen gelegen, Hertzog Ulrichs halber. 1525. Numero 1 biß 8 inclusive“.[3] (Abb. oben)
Idealtypisch wurden und werden Akten in der Quellenkunde nach dem Kriterium der Zwecksetzung abgegrenzt von der Urkunde, die durch ihre Rechtserheblichkeit definiert ist[4], sowie nach dem Kriterium der Kompositionsform vom Amtsbuch, das buchmäßig angelegt ist und für das von der Forschung Eintragungen als konstitutiv herausgestellt wurden.[5] Die Grenzen sind freilich fließend und von der Perspektive abhängig. Buchmäßig angelegte Aufzeichnungen mit Eintragungen gingen und gehen als solche in Akteneinheiten ein oder finden sich als einzelne Einheiten, teils sogar in Gestalt ganzer Serien, in Aktenbeständen; von Brandt hat daher Amtsbücher und Akten als eine Quellengattung gesehen.[6] Urkunden waren in der Schriftgutverwaltung seit der frühen Neuzeit Bestandteile von Akten und wurden häufig erst später in den Archiven aus den Akten herausgenommen (selektiert), um aus rechtlichen oder konservatorischen Gründen gesondert verwahrt zu werden. Bis heute gehen Urkunden als rechtserhebliche Aufzeichnungen in Akten ein. Heinrich Otto Meisner hat daher die von ihm maßgeblich entwickelte Hilfswissenschaft Aktenkunde übergreifend als Urkunden- und Aktenlehre ausgerichtet,[7] worin ihm jüngst Michael Hochedlinger[8] gefolgt ist. In der Archivalienkunde hat sich eine idealtypische, aber problembewusste Trennung der drei Quellengattungen unter Beachtung der fließenden Grenzen und übergreifenden Zusammenhänge durchgesetzt.[9]
Erste Ansätze zur Entstehung von Akten gehen bis in das 14. Jahrhunderts zurück.[10] Wesentliche Voraussetzungen für die Entwicklung der Quellengattung waren seit der Wende zum 14. Jahrhundert der sich verbreitende Gebrauch von Papier als Beschreibstoff, die zunehmende Alphabetisierung und Ausbildung von Verwaltungsstrukturen in den entstehenden Territorien, Städten und korporativen Institutionen wie zum Beispiel geistlichen Einrichtungen oder Universitäten. Im ausgehenden 15. und im Verlauf des 16. Jahrhunderts nahm das Aktenwesen immer stärker Gestalt an.[11]
Aktenbildungen setzten dann ein, wenn verschiedene Unterlagen zu einem Gegenstand oder bestimmten Vorgängen zusammengeführt und gemeinsam aufbewahrt wurden. Entsprechende „Knötchenbildungen“ lassen sich in den Archiven bis heute zurückverfolgen. So finden sich beispielsweise im Hauptstaatsarchiv Stuttgart Einheiten aus den Jahren 1476–82, 1488–1595, 1496–1497 und 1497 mit Schriftstücken zu Vorkommnissen, die das Geleit oder den Zoll an bestimmten Orten betrafen und als solche vermutlich schon bei ihrer Entstehung formiert wurden.[12]
Vor allem haben sich zu Entwicklungen und Ereignissen, denen man eine besondere politische Bedeutung beimaß, Ensembles von Unterlagen erhalten, beispielsweise in Württemberg zu Vormundschaftsregierungen in der zweiten Hälfte des 15. Jahrhunderts[13] oder zu dem Wiedertäufer Augustin Bader, zu dem Schriftstücke in einer Einheit mit folgendem Titel überliefert sind: “Allerley urgichten und schrifften des widerteufferischen vermainten newen propheten Augustin Baders von Augspurg, kürßners, und seiner jünger halb, so einen newen könig aufwerffen wöllten, aber zu Luterach gefangen, und zu Stuttgardten, Tübingen und Nürtingen peinlichen examiniert worden. 1530. Numero 1 biß 39 inclusive.“[14] Auch zum Aufstand des „Armen Konrad“ 1514 und zum Bauernkrieg hat man Unterlagen unterschiedlicher Herkunft zusammengetragen und zu Akten zusammengefügt.[15] Für die Kurpfalz hat Ellen Widder gezeigt, dass außergewöhnliche Situationen die Formierung von Schriftgut in Gestalt von Amtsbüchern zur Folge hatten.[16] In gleicher Weise sind frühe Aktenbildungen häufig anlassbezogen erfolgt.
Seit der Wende vom 15. zum 16. Jahrhundert haben Herrschaftsträger zunehmend Organisationseinheiten der Verwaltung, die nach unserem heutigen Verständnis sowohl die Funktion des Archivs als auch der Registratur erfüllten, eingerichtet und nach mehr oder weniger festgelegten Grundsätzen Urkunden, Amtsbücher und Akten, Karten und Pläne verwahren lassen. Urkunden, gefaltete Karten und Pläne, aber auch Amtsbücher waren dabei häufig integrale Bestandteile einzelner Akteneinheiten oder bestände. Die Bearbeitung von schriftlichen Eingängen nach vorgegebenen Regeln eines Geschäftsgangs wie auch die strukturierte Ablage und Verwahrung von Unterlagen hat man seit dem 16. Jahrhundert in Kanzleiordnungen reguliert, so in Württemberg 1550 und 1553.[17] Dazu traten seit dem ausgehenden 16. Jahrhundert Abhandlungen über die Führung von Registraturen und die Archivierung des Schriftguts, das als Niederschlag der Verwaltung entstand. Am Anfang stand die nicht nur für den Südwesten Deutschlands bedeutsame Publikation des württembergischen Registrators Jakob von Rammingen „Von der Registratur und jren Gebäuwen und Regimenten […]“, die 1571 in Heidelberg erschien.
Im 19. Jahrhundert erfolgte im staatlichen Bereich die Trennung der Registraturen für den laufenden behördlichen Geschäftsbetrieb vom „historischen“ Archiv, das Unterlagen auf Dauer verwahrte und sich zu einer nutzbaren Forschungsstätte entwickelte. Das Aktenwesen der Behörden wurde in Registratur- und Aktenordnungen geregelt, wozu nur beispielhaft die „Registratur-Ordnung für sämtliche Justiz-und Veraltungs-Behörden des Fürstentums Sigmaringen“ von 1840 genannt sei, die 1842 eine überarbeitete Fassung erhielt.[18] Hatte man früher in den Behörden die Unterlagen auf der Basis von Aktenverzeichnissen verwaltet, in die man vorliegende Einheiten eintrug, so ging man nun dazu über, vorausschauende Aktenpläne einzuführen, deren Systematik an den zu bewältigenden Aufgaben orientiert war. Diese Tendenz der Rationalisierung und Effizienzsteigerung wurde nach der Erfindung der Schreibmaschine in der Büroreform der Zwanziger Jahre des 20. Jahrhunderts mit der Einführung von Schnellheftern und mechanischen Aktenordnern nochmals verstärkt.[19]
Seit der Einführung der elektronischen Datenverarbeitung entstehen in allen Bereichen der Gesellschaft zunehmend digitale Unterlagen, für die elektronische Verwaltungs- bzw. Managementsysteme entwickelt wurden. Die Umstellung auf elektronische Akten in derzeit hybriden Registraturen stellt eine große Herausforderung dar und ist noch nicht abgeschlossen.
Akten entstehenden durch fortlaufenden Zuwachs von Unterlagen. Die Struktur eines Aktenbestands als Gesamtheit und einzelner Akteneinheiten wird von der Art der Ablage bestimmt. Die Archivwissenschaft unterscheidet nach dem Grundprinzip der kompositorischen Zusammenfügung Serienakten, die rein chronologisch geführt werden und nur nach Zeitschnitten untergliedert sind, Korrespondentenakten, die auf die Korrespondenzpartner ausgerichtet sind, Sachakten, in die Unterlagen zu einem bestimmten Betreff eingehen und Fallakten, die parallel auf bestimmte Verwaltungsvorgänge oder Gegenstände/Objekte bzw. Personen angelegt sind und wegen ihres massenhaften Anfalls auch als Massenakten bezeichnet werden.
Für die strukturelle Ausgestaltung sind im Laufe der Jahrhunderte die unterschiedlichsten Formen entwickelt worden. So können Akten mit Unterlagen aus Papier in Vorgänge untergliedert sein, die ihrerseits aufeinander bezogene Schriftstücke oder Dokumente umfassen. Fallakten können in Teilfallakten strukturiert sein. Entsprechende Gliederungen leben in elektronischen Akten fort.
Für die physische Formierung der einzelnen Akteneinheiten haben sich im Südwesten unterschiedliche Formen entwickelt. Während in Baden die Akten oben links durchgehend mit einem Faden verschnürt wurden und die eingehenden Schriftstücke fortlaufend von oben nach unten beigefügt wurden (sodass das älteste Schriftstück sich oben befindet), hat man in Württemberg Büschel gebildet, die als solche wie Pakete verschnürt wurden, in denen die einzelnen Dokumente aber lose von unten nach oben aufeinander lagen, somit das älteste Schriftstück stets unten, das jüngste dagegen oben lag. Im preußischen Hohenzollern hat man die Akten wie sonst in Preußen auch buchmäßig an der linken Seite zusammengenäht. Die verschiedenen Formen der Aktenbindung geben somit Aufschlüsse über die Herkunft der Akten.
Im digitalen Zeitalter ist dazu getreten die Unterscheidung in Papierakten bzw. analoge Akten, elektronische bzw. digitale Akten sowie Hybrid-Akten. Letztere umfassen sowohl Unterlagen auf Papier als auch digitale Aufzeichnungen und verknüpfen im Idealfall beide Bereiche. Das digitale Zeitalter stellt insgesamt eine tiefe Zäsur im Aktenwesen dar, mit deren Herausforderungen sich die Archivwissenschaft seit längerer Zeit intensiv auseinander setzt.[20]
Besonders hinzuweisen ist auch auf den Artikel zum Aktenwesen der Wirtschaft, für das eigene, aber vergleichbare Entwicklungen zu konstatieren sind.[21]
Inhaltlich decken Akten für weiteste Bereichen Gegenstände von Geschäftstätigkeit und politisch-administrativer Verwaltung als Spiegel menschlicher Lebenswirklichkeit ab (vgl. auch den folgenden Abschnitt Quellenkritik und Auswertungsmöglichkeiten).
Akten sind in ihrer Anlage und äußeren Erscheinungsform in besonderer Weise von vorarchivischen Arbeitsschritten geprägt, die unmittelbar aus ihrer Entstehung resultieren. Dazu kommt, dass Akten vor der Abgabe an das Archiv in der Stelle, bei der sie entstanden sind, oder anderen Institutionen, in deren Hände sie gelangt sind (wie vor allem Nachfolgebehörden), umstrukturiert, ausgedünnt oder in wesentlichen Teilen dezimiert worden sein können, um nur einige denkbare Möglichkeiten zu nennen.
Für Akten, die vor dem Ende des 19. Jahrhunderts entstanden sind, ist von besonderer Bedeutung die Feststellung, ob sie vor der Abgabe an das Archiv (also bereits in einer behördlichen Registratur) oder danach nach dem Pertinenzprinzip formiert wurden.
Akten, die nach Pertinenz (Zugehörigkeit, d.h. sachliche Zugehörigkeit) geordnet sind, wurden ohne Rücksichtnahme auf ihre ursprünglichen Entstehungszusammenhänge nach Sachbezügen, auf die sie sich beziehen, geordnet. Solche Sachbezüge konnten örtliche (topografische), auf die Person ausgerichtete oder sachliche Bezüge sein. Ziel dabei war, Unterlagen z.B. zu einem Ort, Verwaltungsbezirk (Amt, Bezirksamt) oder Territorium, einer Person oder einen Sachgegenstand (z.B. Forstwesen) zusammenzuführen, womit die irrige Vorstellung verbunden war, dies erleichtere den Zugriff und die Nutzung. In der Frühen Neuzeit war der Umgang mit Akten maßgeblich vom Pertinenzgedanken bestimmt. Im Ergebnis wurden in künstlich geschaffenen Akteneinheiten Unterlagen unterschiedlichster Aktenbildner zusammengeführt.
Die Erkenntnis, dass damit Kontexte zerstört werden, die für das Verständnis und die Auswertung der Akte quellenkritisch unverzichtbar sind, hat sich erst Ende des 19. Jahrhunderts durchgesetzt und resultierte in der Beachtung des so genannten Provenienzprinzips (Provenienz = Herkunft), bei dem die Herkunft der Akten und die ursprünglichen Zusammenhänge als maßgeblich für die Bestandsbildung respektiert werden.
Große Teile der Bestände beispielsweise des Hauptstaatsarchivs Stuttgart sind als so genannte membra (Glieder) des württembergischen Archivs nach Pertinenz geordnet.[22] Weitergehend noch ist die Formation nach Pertinenz in den badischen Behörden wie auch lange noch im badischen Generallandesarchiv erfolgt, nachdem zu Beginn des 19. Jahrhundert verfügt worden war, alles Schriftgut nach einer Rubrikenordnung anzulegen, die der Hofrat Friedrich Nikolaus Brauer eigens dazu entwickelt hatte.[23]
Archivische Maßnahmen und Arbeitsschritte werden heute in der Regel in einem Bearbeiterprotokoll festgehalten und in der Einleitung zu den Findmitteln erläutert. Dort finden sich ggf. auch Hinweise auf die Geschichte des Aktenbestandes vor der Übernahme in das Archiv und eventuelle Auswahlkriterien bei der Übernahme.
Die Auswertung von Akten erfordert ein hohes Maß an Quellenkritik, bei dem zunächst die formalen Strukturen zu analysieren sind. Leitfragen sind:
Für die Feststellung der Provenienz (und eventueller früherer Provenienzen) und Ordnungszustände können insbesondere auch verschiedene Signaturschichten (Aktenzeichen oder die Durchnummerierung), Blätter (Foliierung) oder Seiten (Paginierung) aufschlussreich sein.
Da Akten inhaltlich nicht eingegrenzt werden können, sind ihre Auswertungsmöglichkeiten und ihre Eignung als Quelle stets in Abhängigkeit von der Fragestellung bzw. vom Forschungs- und Recherchegegenstand zu analysieren. Leitfragen hierfür sind:
Für die Quellenkritik und Auswertung der einzelnen Schriftstücke sind die Erkenntnisse der Historischen Grundwissenschaft Aktenkunde zu beachten.[24] Zentrale Fragestellungen sind hier:
Für staatliches Archivgut gelten die archivgesetzlichen Bestimmungen (Landesarchivgesetz Baden-Württemberg; Bundesarchivgesetz für Unterlagen des Bundes). Bei Archivgut sonstiger Archive ist die jeweilige Rechtslage zu klären. Bei Akten aus dem privaten Bereich in Nachlässen und Deposita können jeweils spezielle Regelungen getroffen worden sein.
Für das Verständnis der Quellengattung Akten sind die Historische Grundwissenschaft Aktenkunde wie auch die Archivwissenschaft (insbesondere deren Teilbereich Archivalische Strukturlehre)[25] von zentraler Bedeutung. Die verschiedenen Arten der Schriftstücke bzw. Dokumente, die in Vorgänge und Akten eingehen, sind Gegenstand der Aktenkunde. Mit den verschiedenen Kompositionsformen der Aktenbildung befasst sich die Archivalische Strukturlehre. Die Trennung der Disziplinen ist jedoch angesichts ihrer Schnittmengen problematisch. Für die Auswertung von Akten sind sie in gleicher Weise relevant; aus der Perspektive der Archivalienkunde sind sie daher zusammenzuführen.[26] Ebenso ist die für den jeweiligen Zeitraum relevante Kanzlei- und Archivgeschichte einzubeziehen.
Spezielle Studien zur Geschichte des Aktenwesens in Südwestdeutschland liegen bisher nicht vor. Näher behandelt wurde jedoch die Ablage nach Pertinenz in Baden.[27] Für Württemberg sind die einführenden Hinweise in der gedruckten Beständeübersicht des Hauptstaatsarchivs Stuttgart hilfreich.[28]
Einzelne Akten- und Aktenbestände wurden und werden von der Forschung ediert, wozu beispielhaft verwiesen sei auf die Edition der württembergischen Landtagsakten an der Wende vom 15. zum 16. Jahrhundert von Ohr und Kober.[29]
Für die Recherche sind die Inventare/Findmittel grundlegend. Inventare von besonders wichtig erachteten Beständen wurden früher gedruckt,[30] ebenso sachthematische Inventare zu bestimmten Themen oder Forschungsfeldern.[31] Durch die fortschreitende Online-Stellung von Inventaren und digitalisiertem Archivgut auf den Websites der Archive und im Archivportal-D bzw. in der Deutschen Digitalen Bibliothek ist die Drucklegung jedoch obsolet geworden.
Zitierhinweis: Robert Kretzschmar, Akten, in: Südwestdeutsche Archivalienkunde, URL: […], Stand: 18.12.2017
