Strukturierte Informationssammlungen

Von Christian Keitel

Definition der Quellengattung

Der Begriff umschreibt eine Gruppe von Archivaliengattungen, die für einen schnellen Zugriff auf eine definierte Art von Informationen erstellt worden sind. Die Nutzerinnen und Nutzer dieser Informationssammlungen können sich dabei an einer vorgegebenen Struktur orientieren, die die einzelnen Informationseinheiten nach bestimmten Regeln ordnet. Aufgrund ihres einheitlichen rechtlichen Bezugs wurden die Register für die Archivalienkunde aus dieser Gruppe ausgegliedert. Dasselbe gilt für die Geodaten, die neben ihrer Eigenschaft als strukturierte Informationssammlung auch zu den raumbezogenen Abbildungen zählen.

Historische Entwicklung

Die ältesten Exemplare dieser Gruppe entstammen dem 16. Jahrhundert (Türkensteuerlisten). Vorläufer der Karteien finden sich seit dem 18. Jahrhundert. Lochkartenmaschinen werden in Baden und Württemberg seit 1910 eingesetzt. In den späten 1950er Jahren führten erste Ressorts der Landesverwaltung von Baden-Württemberg Fachverfahren ein. Vergleichbar dürften sich die Verhältnisse in den größeren Städten darstellen.

Aufbau und Inhalt

Informationssammlungen wurden zumeist als Liste oder Tabelle angelegt. Listen sind abgeschlossene Informationseinheiten, die zumeist mehrere Einzelinformationen enthalten. Diese müssen nicht unbedingt vollständig oder nach einem festen Schema abgebildet werden. Dagegen ist eine Einzelinformation in einer Tabelle fest zwei Bezugspunkten (Zeile, Spalte) zugeordnet. Hier würde die Zuordnung eines Werts zu einer anderen Spalte bzw. Zeile die Aussagekraft verfälschen.

Bei relationalen Datenbanken und den darauf beruhenden Fachverfahren werden über definierte Verknüpfungen Zusammenhänge hergestellt, die über die einzelnen Tabellen hinausgehen.

Überlieferungslage und ggf. vorarchivische/archivische Bearbeitungsschritte

Gattungen dieser Gruppe können für den Provenienzbildner nur sehr kurzfristigen Wert besitzen (z.B. Anbietungs- und Abgabelisten von auszusonderndem Schriftgut), sie können aber auch langfristig wichtige Informationen enthalten (z.B. statistische Erhebungen). Sowohl konventionelle als auch digitale Gattungen dieser Gruppe unterscheiden sich erheblich von Akten, auf die sich die klassischen Archive lange Zeit konzentriert haben. Erst seit einigen Jahren wenden sich Archive mit größerem Nachdruck dieser Gruppe zu. Die sehr uneinheitliche Überlieferungslage ist daher sowohl den Provenienzbildnern als auch den Archiven geschuldet. So erfolgten Übernahmen von Informationen aus maschinenlesbaren oder digitalen Verfahren erst in den letzten Jahren. Gerade für den Bereich der maschinenlesbaren und digital gespeicherten Informationen dürfen wir daher heute von größeren Überlieferungsverlusten ausgehen (1910–1961 (Lochkartenüberlieferung): vollständig; 1961–ca. 2010 (digitale Überlieferung): teilweise).

Quellenkritik und Auswertungsmöglichkeiten

Die Quellengruppe erlaubt einen sehr raschen Zugriff auf einzelne Informationen. Sofern die Informationen in einer für Datenbanken oder Tabellenkalkulationsprogramme verwertbaren digitaler Form vorliegen, können sie mit wenig Aufwand statistisch abgefragt, summiert oder auch mit anderen Informationen neu zusammengesetzt werden.

Vor einer Auswertung der Informationen sollten die zugrundeliegenden Strukturierungsregeln wenigstens ansatzweise bekannt sein. Für eine weitergehende Untersuchung möglicher Abweichungen ist ihre genaue Kenntnis notwendig.

Einerseits sind strukturierte Informationssammlungen vollständig von dem zugrundeliegenden Schema der Informationsanordnung abhängig. Bei einer nach Nachnamen alphabetisch sortierten Kartei dürfte der Name Heinrich Mayer nicht zwischen Martin und Nikolas Heinrich eingeordnet werden. Auf der anderen Seite muss auch bei strukturierten Informationssammlungen grundsätzlich mit Fehlern gerechnet werden, da sie von Menschen gemachte Artefakte sind. Dies gilt ebenso für konventionelle wie digitale Exemplare dieser Gruppe.

Abweichungen von bestehenden Gestaltungsregeln können verschiedene Ursachen haben:

  • Fehlerhafte Interpretation oder Kenntnis der Gestaltungsregeln durch den Nutzer.
  • Versehentliche oder bewusste Missachtung der Gestaltungsregeln durch den Provenienzbildner.[1] Im zweiten Fall wäre nach den Hintergründen zu fragen.
  • Reorganisation der Einheiten durch das Archiv oder unerlaubterweise durch externe Nutzer.[2]

Gerade bei strukturierten Informationssammlungen ist besonders darauf hinzuweisen, dass ihr Verwendungszweck in der Behörde erheblich von den möglichen Nutzungen im Archiv abweichen kann. Ein Fachverfahren zur Bearbeitung von Asylanträgen wird im Archiv sicherlich nicht zu diesem Zweck eingesetzt. Es ermöglicht aber Auskünfte über Flüchtlingsbewegungen und -ursachen und vieles mehr.

Hinweise zur Benutzung

Strukturierte Informationssammlungen enthalten in vielen Fällen personenbezogene oder andere schützenswerte Informationen. Bei der Benutzung sollten die schützenswerten Belange Betroffener und auch Dritter beachtet werden.

Forschungs- und Editionsgeschichte

Die systematischen Zusammenhänge zwischen älteren (konventionellen) und neueren (digitalen) Formen dieser Gruppe wurden erst in den letzten Jahren analysiert. Ausgangspunkt war dann zumeist eine Untersuchung der neueren Formen im Zuge ihrer Bewertung. Gerade bei digitalen Unterlagen werden die möglichen Nutzungen bereits durch die Form ihrer Übernahme und die daraus abzuleitenden Methoden der Bestandserhaltung vorherbestimmt. Die detailliertesten Untersuchungen der digitalen Formen finden sich daher häufig in Beiträgen zur Bewertung.

Anmerkungen

[1] Dies ist beispielsweise bei manchen Fachverfahren der Fall, die in einer fest vorgegebenen Form zu den Behörden kamen. Sobald einzelne Felder zu fehlen scheinen, werden die entsprechenden Inhalte immer wieder in anders benannte, aber nicht verwendete Felder eingetragen.
[2] Da digitale Unterlagen stets nur in Kopie zur Nutzung gegeben werden, ist diese Möglichkeit nur bei konventionellen Unterlagen möglich.

Literatur

  • Leitfaden zur digitalen Bestandserhaltung. Vorgehensmodell und Umsetzung, Version 2.0, verfasst und hg. von der nestor-Arbeitsgruppe Digitale Bestandserhaltung, Frankfurt a.M. 2012.

Zitierhinweis: Christian Keitel, Strukturierte Informationssammlungen, in: Südwestdeutsche Archivalienkunde, URL: […],  Stand: 20.11.2017.

 

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