Datenbanken

Von Christian Keitel

Beispiel für eine Daten-Abfrage aus dem Naturschutz Informationssystem (NAIS) der Landesanstalt für Umwelt BW, (Quelle: Landesarchiv BW)
Beispiel für eine Daten-Abfrage aus dem Naturschutz Informationssystem (NAIS) der Landesanstalt für Umwelt BW, (Quelle: Landesarchiv BW)

Definition der Quellengattung

Datenbanken sind Softwareprogramme, die es ermöglichen, eine große Zahl unterschiedlicher Informationen sicher und widerspruchsfrei zu verwalten. Diese Informationen können in immer neuen Konstellationen zusammengestellt und ausgegeben werden. Dabei sind die internen Gestaltungsregeln der Datenbank zu beachten.

Historische Entwicklung

Die Grundlagen in der Datenbanktechnologie wurden in den 1960er Jahren gelegt (hierarchische Datenbanken). Anfang der 1970er Jahre entwickelte Edgar F. Codd die relationalen Datenbanken, die heute die mit Abstand weiteste Verbreitung haben. Daneben gibt es noch netzwerkbasierte, objektorientierte und dokumentbasierte Datenbanken und zahlreiche Übergänge zwischen diesen Formen.

Aufbau und Inhalt

Relationale Datenbanken speichern Inhalte in Tabellen. Jeder einzelne Wert ist eindeutig und unveränderbar einer Spalte und einem Datensatz zugeordnet. Zu den Gestaltungsregeln der Datenbank gehören auch die Charakteristika der einzelnen Spalten (z.B. Feldtypen wie Text, Datum oder Zahl) und der Verknüpfungen.

Überlieferungslage und ggf. vorarchivische/archivische Bearbeitungsschritte

Bislang standen eigenständige Datenbanken, die nicht Teil eines ganzen Programmpakets waren, nicht oft zur Bewertung an. Entsprechend selten finden diese sich daher auch unter den Archivalien. Häufig besaßen diese Datenbanken schon bei der abgebenden Behörde die Funktion eines Findmittels.[1] Viel häufiger kommt es vor, dass andere Softwareprogramme Informationen durch Datenbanken verwalten lassen:

  • Elektronische Akten werden i.d.R. in Dokumentenmanagementsystemen erstellt und in deren angegliederten Datenbanken gespeichert.
  • Große Teile des Internets basieren auf Datenbanken.
  • Fachverfahren legen ihre Informationen ebenso in Datenbanken ab wie Register, Statistiken oder Geographische Informationssysteme.

Die in den ersten beiden Fällen aus diesen Unterlagen exportierten Archivierungspakete basieren nicht mehr auf Datenbanktechnologie. Nur bei den im dritten Spiegelstrich genannten Gattungen liegen auch nach dem Export aus dem laufenden System und der Abgabe ans Archiv noch Dateien vor, die sich am besten in einer Datenbank auswerten lassen.

Quellenkritik und Auswertungsmöglichkeiten

Einerseits ermöglichen Datenbanken immer wieder neue Sichten auf das verfügbare Datenmaterial. Zum anderen sind die Nutzer dabei nach wie vor an die Gestaltungsregeln der Datenbank gebunden. Jeder Tabellenwert ist so eindeutig seinem Datensatz und seiner Spalte zugeordnet. Ebenso sind auch Feldwerte, Feldlängen, Verknüpfungen usw. zu berücksichtigen.[2]

Für die Nutzung müssen die zumeist in CSV, XML oder SIARD abgelegte Tabelleninhalte in eine Datenbank überführt werden, die zum Zeitpunkt der Nutzung aktuell ist.

Hinweise zur Benutzung

Datenbanken unterliegen in aller Regel noch den allgemeinen, häufig auch den personenbezogenen Sperrfristen. In manchen Fällen ist es denkbar, zur Vorbereitung der Nutzung aus kopierten Daten die Spalten mit Personenbezug zu löschen. Die so erstellten Nutzungspakete (DIPs) unterliegen dann nur noch der allgemeinen Sperrfrist. Ob dieser Weg auch praktisch umsetzbar ist, hängt sowohl von der Fragestellung des Nutzers als auch von den Ressourcen des verwahrenden Archivs ab.

Anmerkungen

[1] Beispiele: Eine von der Deutschen Bahn übernommene Datenbank zur Übersicht über die ebenfalls übernommenen Hochbaupläne, StAL K 412 IV DO 16388 oder auch eine Datenbank der Akademie Solitude zur Verwaltung des Künstlerarchivs, StAL EL 237 II DO 1 und EL 237 II DO 7.
[2] Unterschiedliche Einschätzungen hierzu bei Bischoff, Bewertung und bei Keitel, Unterlagen.

Literatur

  • Bischoff, Frank M., Bewertung elektronischer Unterlagen und die Auswirkungen archivarischer Eingriffe auf die Typologie zukünftiger Quellen, in: Archivar 67 (2014), S. 40–52.
  • Dässler, Rolf/Schwarz, Karin, Archivierung und dauerhafte Nutzung von Datenbankinhalten aus Fachverfahren – Eine neue Herausforderung für die digitale Archivierung, in: Archivar 63 (2010), S. 6–18.
  • Keitel, Christian, Prozessgeborene Unterlagen. Anmerkungen zur Bildung, Wahrnehmung, Bewertung und Nutzung digitaler Überlieferung, in: Archivar 67 (2014), S. 278–285.

Zitierhinweis:  Christian Keitel, Datenbanken, in: Südwestdeutsche Archivalienkunde, URL: […], Stand: 20.11.2017.

 

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