Personalakten

Personalakten sind moderne Massenakten, die sich auf eine Person in ihrer Tätigkeit oder Bezug zu einer Institution beziehen, z. B. als Beamte oder Hochschullehrer. Sie sind Produkt der Gesellschaft des 20. Jahrhunderts, wobei Vorläufer bereits in der Frühen Neuzeit und zunehmend ab dem 19. Jahrhundert zu finden sind.

Eine Personalakte ist in der Regel klar strukturiert und erfasst die wichtigsten Informationen zum Verlauf einer Karriere oder sogar eines Lebens, weil ältere Unterlagen und Daten kopiert, abgeschrieben, beglaubigt oder beigelegt werden (z. B. Entnazifizierungsverfahren). In der Regel liegt eine Personalakte in dem Archiv, an das die letzte Beschäftigungsstelle ihre Akten abgegeben hat. Sie kann jedoch auch Unterlagen aus vorhergehenden Beschäftigungsverhältnissen enthalten.

Die Akte soll möglichst umfassend und vollständig den beruflichen Weg des Mitarbeitenden dokumentieren. In strukturierter Form enthält sie den Personalbogen mit den wichtigsten Angaben zur Person (z.B. Geburtsort, Bildungslaufbahn oder Militärdienst), dem dann u.a. Zeugnisse über die Qualifikation, Unterlagen zur Einstellung und Beförderung sowie Qualifikationsnachweise beigefügt werden. Häufig enthalten Personalakten auch Nachweise zur Besoldung. In manchen Fällen können die Akten noch über die Lebzeiten der betroffenen Person hinaus geführt worden sein.