Personalakten

Von Clemens Rehm

Standesliste des Justizdienstes, Laufzeit 1865–1934, (Quelle: Landesarchiv BW, GLAK 234/3275)
Standesliste des Justizdienstes, Laufzeit 1865–1934, (Quelle: Landesarchiv BW, GLAK 234/3275)

Definition der Quellengattung

Unter dem Oberbegriff Personalakten werden seit dem 20. Jahrhundert Unterlagen zusammengefasst, die als Informationsaggregationen zu Menschen entstehen, die in einer Organisationseinheit eine ihnen zugewiesene Tätigkeit verrichten, unabhängig von deren wechselnden Funkionen, Stellen und Besoldungen; dabei kann und wird die Akte in den Fällen, in denen der Mitarbeiter die Stelle wechselt, an die neue Organisation weitergegeben. In solchen Fällen ist es nicht ungewöhnlich, dass unterschiedliche Provenienzen in einer Akteneinheit enthalten sind.

Historische Entwicklung

Personalakten finden sich unter diesem Begriff erst im 20. Jahrhundert. Vorläufer im 19. Jahrhundert sind die sogenannten „Dienerakten“; der Wortteil „Diener“ hat dabei verwaltungstechnisch Eingang gefunden durch das Allgemeine Preußische Landrecht von 1794, in dessen 10. Teil „Von den Rechten und Pflichten der Diener des Staats“ der Rahmen einer Tätigkeit im Staatsdienst detailliert beschrieben ist. Die Umsetzung vieler der dort aufgelisteten Vorschriften ist ohne eine entsprechende schriftliche Dokumentation kaum vorstellbar, sei es der Nachweis der Tätigkeitsvoraussetzungen wie in § 70: „Es soll niemanden ein Amt aufgetragen werden, der sich dazu nicht hinlänglich qualificirt, und Proben seiner Geschicklichkeit abgelegt hat“ oder das Verfahren zur Dienstreisegenehmigung in § 93: „In wie fern zu bloßen Reisen und Entfernungen auf eine Zeitlang, die Erlaubniß der unmittelbaren oder höhern Vorgesetzten erforderlich sey, ist nach den einer jeden Classe von Beamten vorgeschriebenen besondern Gesetzen und Amtsinstructionen zu bestimmen.“

Damit steht die Entstehung einer systematischen Personal-/ Dienerakte im direkten Zusammenhang mit den Reformen der Staatsverwaltungen zu Beginn des 19. Jahrhunderts. Im Königreich Württemberg finden sich grundlegende Festsetzungen über den Staatsdienerdienst in der Verfassungsurkunde von 1819. Im Großherzogtum Baden wurde am 30. Januar 1819 ein Staatsdiener-Edikt für die Beamten im Zusammenhang mit der Verabschiedung der Verfassung beschlossen.[1] Frühere Übersichten zu herrschaftlichen Bediensteten finden sich in sogenannten Adress- oder Dienerbüchern,[2] die sich in Württemberg bis ins 15. Jahrhundert zurückverfolgen lassen.[3]

Aufbau und Inhalt

Charakterisierung

Die Personalakte ist durch eine in der Regel klare Strukturierung charakterisiert. Sie bezieht sich stets auf ein einzelnes Individuum. Die in einer Personalakte enthaltenen Informationen beziehen sich auf diese Person und ihre persönlichen Merkmale, auf ihre Beziehung zum Arbeitgeber bzw. zur Organisation und enthalten alle dazu notwendigen Dokumente. Diese umfassende und gleichzeitig klar begrenzte Beschreibung des Dienstverhältnisses kommt noch heute in der entsprechenden Formulierung § 106 Satz 3 und 4 des Bundesbeamtengesetzes (BBG) zum Ausdruck: „Zur Personalakte gehören alle Unterlagen, die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit ihrem oder seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten). Andere Unterlagen dürfen in die Personalakte nicht aufgenommen werden.“ Ebenso überkommen wie selbstverständlich ist die Vertraulichkeit dieses Unterlagentyps (§ 106 Satz 2 BBG): „Sie [die Personalunterlage] ist vertraulich zu behandeln und durch technische und organisatorische Maßnahmen vor unbefugter Einsichtnahme zu schützen.“ Dabei geht die Vertraulichkeit bei Personalunterlagen über die übliche Amtsverschwiegenheit hinaus; dies ist daran erkennbar, dass nur ein kleiner, abgegrenzter Teil der Mitarbeiter Einsicht in diese Unterlagen erhält – ein Sachverhalt, der bei der Interpretation dieser Unterlagen zu berücksichtigen ist.

Diese ursprünglich für die Staatsdiener entwickelte Formen von Dokumentationen werden heute für alle Beschäftigten im öffentlichen wie im privatwirtschaftlich organisierten Bereich geführt; inzwischen sind die Unterlagen oder Teile davon vielfach nicht mehr papiergebunden.

Ziel bei der Führung von Personalunterlagen ist es, dass in der Akte ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über den dienstlichen Werdegang des Mitarbeiters entsteht, das zum einen eine Dokumentation darstellt, aber auch gleichzeitig eine Beurteilungsgrundlage für die (weitere) Verwendung des Mitarbeiters bietet.

Abzugrenzen von Personalakten sind Stellenakten, die auf die Tätigkeit oder ein Aufgabengebiet angelegt sind, wie Akten zu einem Lehrstuhl an einer Universität oder zu einer Funktion (z.B. „Bauamtsleiter der Kommune“). In ihnen sind personenbezogene Informationen unterschiedlicher Personen enthalten, die in Beziehung zu dieser Tätigkeit standen, sei es, dass sie die Funktion ausfüllten oder sich z.B. darauf beworben haben. Solche Stellenakten sind schon vor der Entwicklung von Personalakten in den Archiven zu finden und als Vorläufer von Personalakten anzusehen.

Struktur

Die Bedeutung von Personalakten lässt sich an der frühen Formalisierung der Aktenführung erkennen. Oft werden in sogenannten Personalbögen die wichtigsten Informationen zu Personen und dienstlichem Werdegang erfasst und dieser Bogen zur schnelleren Übersicht der Akte vorgeheftet. Diese Übersicht wurde während der gesamten aktiven Laufzeit des Dienstverhältnisses bzw. der daraus resultierenden Wirkungen (z.B. Ruhestandszahlungen) weitergeführt. Aus quellenkundlicher Sicht ist zu beachten, dass von den Mitarbeitern als Voraussetzung für eine Anstellung bestimmte Unterlagen wie z.B. Prüfungs- und Führungszeugnisse vorzulegen waren, die den Personalakten beigefügt wurden, d.h. hier Quellen Dritter eingefügt sind. Solche Unterlagen, wie z.B. zusätzlich erworbene Qualifikationen oder Nachweise über Fortbildungen konnten auch später noch beigefügt werden.

Personalakten werden zu Dienstantritt angelegt, enthalten aber auch Informationen aus der Zeit vor dem Arbeitsverhältnis, v.a. Informationen zu familiären Situation (Abstammung, Familienstand etc.), zur Ausbildung sowie zu Berufsabschlüssen, zu Fähigkeiten und zu ggf. besonderen Qualifikationen. Nach heutigen Vorgaben in den Beamtengesetzen bzw. den entsprechenden Verwaltungsvorschriften sind das in der Regel Einstellungsunterlagen, Abschriften von Urkunden über Ernennungen und Entlassungen, Abschriften von Verfügungen über Versetzungen, Abordnungen, Umsetzungen, dienstliche Beurteilungen, Nachweise über zusätzliche berufliche Qualifikationen, Vorgänge zu Besoldung, Versorgung und Beihilfe, ärztliche Gutachten, Mitteilungen über strafrechtliche Verurteilungen, missbilligende Äußerungen und Vorgänge über Disziplinarverfahren. Vergleichbare Dokumente finden sich auch schon in archivierten Unterlagen. Die Personalakte wird von der Dienststelle über die Zeit des Dienstverhältnisses chronologisch weitergeführt. Es werden Veränderungen, seien sie dienstlich wie z.B. Dienstposten und Gehalt oder privat wie z.B. Eheschließung und die Geburt von Kindern ebenso vermerkt wie Fähigkeiten, Charaktereigenschaften, Krankheiten und längere Absenzen. Dabei spielen zeitbedingte Gepflogenheiten und Regelungen eine wichtige Rolle. So werden im 19. Jahrhundert z.B. verweigerte Urlaubsgesuche für die Annahme eines Parlamentssitzes streckenweise öffentlich heftig debattiert, während die Übernahme solcher Aufgaben im 20. Jahrhundert zu einem unbestrittenen Recht auch für Beamte wird. Im 20. Jahrhundert enthalten Personalunterlagen systematisch Beurteilungen zur Qualität der Leistung desjenigen, für den die Akten angelegt sind.

Betroffene haben (heute) ein Einsichtsrecht in ihre Personalakten; dies wirkt sich auf Art und Umfang der Eintragungen aus. Den Abschluss eine Personalakte bildet nach dem Ausscheiden aus dem Dienstverhältnis vielfach der Versorgungsanteil, der erst nach der Zurruhesetzung anfällt und auch nach dem Tod weitergeführt wird, wenn Versorgungsleistungen für Personen anfallen, die vom ehemaligen Mitarbeiter abhängig sind, seien es die Ehepartner (Witwe/Witwer) oder Kinder.

Schon früh wird die „Sonderrolle“[4] von Personalakten innerhalb der Aktenwelt der Verwaltung erkennbar. Zum einen wird von den Ländern wie dem Reich die Aktenführung reglementiert und zum anderen fallen sie aus der üblichen Registratur heraus, insbesondere, weil sie beim Stellenwechsel an die neue Wirkungsstätte mitgegeben werden. So hat sich in den Verwaltungen neben der ansonsten strukturierten Registratur und zumeist außerhalb des regulären Aktenplans eine gesonderte Personalaktenregistratur herausgebildet, bei der der Name des Mitarbeiters das wesentliche Ordnungskriterium darstellt.

Angesichts der Komplexität von Dienstverhältnissen kommen in Personalakten Unterlagen mit unterschiedlicher Wertigkeit zusammen, die zudem in unterschiedlicher Häufigkeit anfallen, von der begrenzten Anzahl von Beförderungsurkunden bis zum Urlaubsgesuch oder einer offenen Menge von Krankenscheinen. Aus Gründen der Praktikabilität lag es daher nahe, die Personalunterlagen nach Betreffen bzw. Sachverhalten aufzuspalten und handhabbar zu machen. So wurden und werden bei Personalakten differenzierte Bei- oder Nebenakten gebildet, wie Disziplinarakten, Beurteilungsakten oder Versorgungsakten. Grundlagen für die Organisation der Aufspaltung bilden dabei entsprechende Verwaltungsvorschriften, in denen auch die Aufbewahrungsfristen festgelegt sind, die von Teilakte zu Teilakte unterschiedlich sein können.[5]

Zu beachten ist weiterhin, dass in differenzierten Organisationen mit mehreren Standorten Personalakten an verschiedenen Stellen anfallen: Eine Hauptpersonalakte findet sich bei einer zentralen Organisationseinheit und eine Nebenpersonalakte vor Ort bei der Dienststelle, bei der der Beschäftigte arbeitet. Die Nebenpersonalakte beinhaltet i.d.R. nur eine Teilmenge der Information der Hauptpersonalakte; allerdings können bei der Nebenpersonalakte lokale Beifügungen enthalten sein, die in der Hauptpersonalakte fehlen. Auch wenn die Inhalte beider Akten auf diese Weise differieren, wird zumeist nur die umfassendere Hauptpersonalakte als archivwürdig eingestuft.

Die innere Ausgestaltung und Differenzierung der Personalakte sowie die Aufbewahrungsfristen sind von der jeweils aktenführenden Organisation und deren Vorgaben abhängig.

Überlieferungslage und ggf. vorarchivische/archivische Bearbeitungsschritte

Personalakten wurden und werden in Archiven in der Regel in großem Umfang überliefert. Das liegt zum einen daran, dass deren Auswertungsmöglichkeiten schon früh erkennbar waren; insbesondere bei Personen mit großem Gestaltungsspielraum wie z.B. politisch Verantwortung Tragenden oder Amtsleitern von Behörden wurde eine Archivwürdigkeit festgestellt; hier werden auch vielfach ergänzend Nachlässe eingeworben. Die Nachfrage nach Personaldaten von „jedermann“ im Rahmen von Familienforschung und Untersuchungen zur Lokal- und Regionalgeschichte war und ist ungebrochen.[6] Aufgrund der separaten Registraturführung und der klaren Ordnungsmöglichkeiten stellen Übernahmen von Personalakten aus Behördenregistraturen keine große technische Herausforderung dar.

In den Archiven des Landesarchivs sind die Personalakten grundsätzlich nach dem Provenienzprinzip in den Beständen der abgebenden Stellen aufzufinden. Darüber hinaus gibt es einige Personalakten-Selekte. Als Besonderheit gilt der Bestand „Dienerakten“ (Bestand 76) im Generallandesarchiv Karlsruhe. Dort wurde entsprechend der dortigen Pertinenztradition im 19. Jahrhundert im Jahr 1889 ein Behörden übergreifender Bestand geschaffen, in den alle Personalakten aus Behördenüberlieferungen bis in das 20. Jahrhundert hinein alphabetisch einsortiert wurden. Erst seit 1923 ging man dazu über, Personalakten in den jeweiligen Behördenzusammenhängen gemäß des Provenienzprinzips zu archivieren. Sie wurden aber weiterhin in Repertorien der Dienerakten nachgewiesen, sodass hier ein zentrales Findmittel für Personalunterlagen bis weit in das 20. Jahrhundert vorliegt.[7] Ein vergleichbares Selekt findet sich im Staatsarchiv Freiburg für Lehrerpersonalakten des 19. und 20. Jahrhunderts (Bestand L 50/1). Als besondere Form aggregierter Überlieferung ist die aktenmäßige Zusammenfassung von Personalbögen anzusehen (z.B. GLA Karlsruhe 234/3261ff.; Standeslisten des Justizdienstes, Laufzeit 1865–1934).

Ab den 1980er Jahren wurden Personalakten im Landesarchiv Baden-Württemberg nach Bewertungsmodellen in Auswahl überliefert, die sich am Familiennamen und dort v.a. an einer Buchstabenauswahl orientierten. In Baden-Württemberg wurde das sogenannten „D-O-T“-Modell angewandt,[8] das erst in den 2010er Jahren durch eine differenzierte Bewertung abgelöst wurde.[9]

Quellenkritik und Auswertungsmöglichkeiten

Personalakten werden in vielfältiger Weise und häufig für Forschungsarbeiten genutzt.[10] Sie eigenen sich in besonderer Weise für die Rekonstruktion von biografischen Grundstrukturen von namentlich bekannten Personen und Personengruppen (z.B. die „evangelische Pfarrerdynastie“ als eine Familientradition in bestimmten Berufen). Da die Unterlagen zudem stark strukturiert sind bzw. klar definierte Elemente enthalten, können sie auch statistisch z.B. für sozialgeschichtliche oder organisationsgeschichtliche Studien ausgewertet werden. Darüber hinaus erlauben Personalakten Untersuchungen über verwaltungsspezifische Fragestellungen, z.B. zu standes- und ausbildungsspezifischen Karrierechancen oder Genderfragen.[11]

Zu berücksichtigen ist dabei aber stets das Auswahlverfahren, nach dem der auszuwertende Bestand zustande gekommen ist. So sind bei Unterlagen, die nach einer Buchstabenauswahl wie D-O-T archiviert wurden, zu beachten, dass durchgehende Biografieangaben nur für Männer mit entsprechenden Familiennamen vorliegen, während für Frauen, die bei der Heirat ihren Namen wechseln, die Dokumentation unvollständig ist. Aufgrund der verschiedenen Aussonderungszeitpunkte und der differenzierten Bewertung von Teilakten einer Personalakte, kann es sein, dass bei archivwürdigen Personalakten nicht alle Teilakten archiviert wurden.

Forschungs- und Editionsgeschichte

Personalakten sind ein typischer Fall von Massen- bzw. Parallelakten. Aktuelle archivwissenschaftliche Untersuchungen zu Personalakten beziehen sich überwiegend auf Bewertungsdiskussionen und Bewertungsmethoden.[12] Darüber hinaus wird ihre inhaltliche Bedeutung für unterschiedliche Aspekte der Forschung betont,[13] schon früh mit Verweis auf die genealogische Forschung.[14] Vereinzelt finden sich reflektierte Auswertungen von Personalakten[15] und Überlegungen, wie die Übernahme von Personalunterlagen angesichts der „Individualisierung von Geschichte“ gestaltet werden kann, um unterschiedlichen Auswertungsmöglichkeiten gerecht zu werden.[16]

Hinweise zur Benutzung

Bei der Nutzung von personenbezogenen Unterlagen aus der jüngeren Zeitgeschichte sind Fragen des Persönlichkeits- und Datenschutzes zu beachten; die Entscheidung über den Zugang erfolgt nach einem archivgesetzlich geregelten Prüfverfahren.

Anmerkungen

[1] Zur Entwicklung des Dienerwesens in Baden bis zum Beginn des 19. Jahrhunderts vgl. Stiefel, Baden, S. 523–535. Für Württemberg, Wintterlin, Geschichte, Bd. 1, S. 103–107, S. 313–324; Bd. 2, S. 294–312.
[2] Vgl. u.a. Bauer, Repertorium.
[3] Pfeilsticker, Dienerbuch, S. X.
[4] So schon Papritz, Archivwissenschaft, S. 354; dort auch das Folgende.
[5] So in § 88 Satz 1 Landesbeamtengesetz (LBG) Baden-Württemberg vom 9. November 2010: „Personalaktendaten können nach sachlichen Gesichtspunkten in einen Grunddatenbestand und Teildatenbestände gegliedert werden.“
[6] Vgl. Solleder, Gefährdung.
[7] Vgl. Die Bestände des Generallandesarchivs Karlsruhe, Teil 6, S. 100.
[8] Hochstuhl, Bewertung.
[9] Überlieferungsbildung.
[10] Zu frühen archivischen Diskussionen kurz Stahlschmidt, 4. Fortbildungsveranstaltung, Sp. 86 und Solleder, Gefährdung.
[11] Vgl. auch Anm. 2.
[12] Z.B. Archivischer Umgang. Zu modernen Verfahren zuletzt Ziwes, Wikipedia und Co.
[13] U.a. im Sammelband ‚Archivischer Umgang‘ in den Beiträgen von Kersting, Personalakten, Hering, Personalakten, Schleier, Stichprobenauswahl und Bei der Wieden, Wendung.
[14] Z.B. Personalakten; Diestelkamp, Behandlung, Solleder, Gefährdung, Sp. 62: „Die genealogische und familienkundliche Bedeutung der Personalakten muß für die Aufbewahrenswürdigkeit genügen!“
[15] Sandner, Personalakte.
[16] Vgl. Koch, Vergessene Nachbarn, v.a. S. 46f.; Rehm, Recht auf Erinnerung.

Literatur

  • Archivischer Umgang mit Personalakten, hg. von Katharina Tiemann (Texte und Untersuchungen zur Archivpflege 16), Münster 2004.
  • Bauer, Volker, Repertorium territorialer Amtskalender und Amtshandbücher im Alten Reich. Adreß-, Hof-, Staatskalender und Staatshandbücher des 18. Jahrhunderts. Bd. 3: Der Westen und Südwesten, Frankfurt a.M. 2002.
  • Bei der Wieden, Brage, Die Wendung zum Subjekt und ihre Folgen für die Archive, in: Archivischer Umgang, S. 117–119.
  • Die Bestände des Generallandesarchivs Karlsruhe, Tl. 6: Bestände des Alten Reiches, insbesondere Generalakten (71–228), bearb. von Rainer Brüning/Gabriele Wüst, Stuttgart 2006.
  • Diestelkamp, Adolf, Die künftige Behandlung der Personalakten und der bei den Gerichten erwachsenen Akten personengeschichtlichen und erbbiologischen Inhalts, in: Der Archivar 1 (1947/48), Sp. 79–91.
  • Hering, Rainer, Personalakten in der historischen Forschung: Parteimitgliedschaften Hamburger Hochschullehrer in der Weimarer Republik, in: Archivischer Umgang, S. 104–111.
  • Hochstuhl, Kurt unter Mitwirkung von Alfred Straub, Bewertung von Personalakten. Das baden-württembergische Modell, in: Historische Überlieferung aus Verwaltungsunterlagen, hg. von Robert Kretzschmar, Stuttgart 1997, S. 227–234.
  • Kersting, Franz-Werner, Benötigt die Forschung Personalakten? Ein Erfahrungsbericht aus regional- und psychiatriegeschichtlicher Sicht, in: Archivischer Umgang, S. 90–103.
  • Koch, Elke, Vergessene Nachbarn und verschwiegene Familiengeschichten, in: Individualisierung von Geschichte. Neue Chancen für die Archive?, hg. von Peter Müller, Stuttgart 2008, S. 38–49.
  • Papritz, Johannes, Archivwissenschaft Bd. 1, Tl. II: Organisationsformen des Schriftguts in Kanzlei und Registratur, Marburg 1976.
  • Die Personalakten und ihre archivische Behandlung, in: Mitteilungsblatt der Preußischen Archivverwaltung 1944, S. 14–18.
  • Pfeilsticker, Walther, Neues württembergisches Dienerbuch, Stuttgart 1957.
  • Rehm, Clemens, Recht auf Erinnerung: Rechtssicherung durch Überlieferungsbildung, [Brauweiler 2018].
  • Sandner, Peter, Eine Personalakte – Spiegel eines (Berufs-)Lebens und zeitgeschichtliches Dokument – die Personalakte Dr. Friedrich Stöffler, in: Reichtum der Quellen, Vielfalt der Forschung: 30 Jahre Archiv des Landeswohlfahrtsverbandes Hessen, hg. von Christina Vanja, Petersberg 2016, S. 72–74.
  • Schleier, Bettina, Die Stichprobenauswahl und ihre besonderen Möglichkeiten, vorgestellt an einem Beispiel, in: Archivischer Umgang, S. 112–116.
  • Solleder, Fridolin, Die Gefährdung der Personalakten durch die Kassation der Behörden, in: Der Archivar 2 (1949), Sp. 60–64.
  • Stahlschmidt, Rainer, 4. Fortbildungsveranstaltung der staatlichen Archivverwaltungen in München, in: Der Archivar 42 (1989), Sp. 84–89.
  • Stiefel, Karl, Baden 1648–1952, Bd. 1, unveränderter Nachdruck Karlsruhe 2001.
  • Überlieferungsbildung bei personenbezogenen Unterlagen, erarbeitet von Albrecht Ernst/Christian Keitel/Elke Koch/Clemens Rehm (Leitung)/Jürgen Treffeisen, in: Archivar 61 (2008), S. 275–278.
  • Wintterlin, Friedrich, Geschichte der Behördenorganisation in Württemberg, Bd. 1: Bis zum Regierungsantritt König Wilhelms I., Stuttgart 1904; Bd. 2: Die Organisationen König Wilhelms I. bis zum Verwaltungsedikt vom 1. März 1822, Stuttgart 1906.
  • Ziwes, Franz-Josef, Wikipedia und Co. statt Sisyphus? Konventionelle und digitale Hilfsmittel zur qualitativen Bewertung von Personalakten, in: Archivar 63 (2010), S. 175–178.

Zitierhinweis: Clemens Rehm, Personalakten, in: Südwestdeutsche Archivalienkunde, URL: [...], Stand: 11.01.2018.

 

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