E-Mails

Von Corinna Knobloch und Kai Naumann

Beispiel der Ordnerstruktur eines E-Mail-Kontos
Beispiel der Ordnerstruktur eines E-Mail-Kontos

Definition der Quellengattung

Eine E-Mail ist eine elektronische Nachricht mit oder ohne Anlagen, die in Computernetzen versendet wird. E-Mails sind spätestens seit 2010 in Wirtschaft und Verwaltung das Leitmedium für das Nachvollziehen von Entscheidungsprozessen. Als Einzelschriftstück können E-Mails in Papierakten und in E-Akten auftreten. In genuin digitaler Form werden E-Mails in der Regel mit Hilfe von Containerformaten gelagert. Diese Containerformate können Ordnerstrukturen aufweisen und lassen sich flexibel nach beliebigen Textfolgen durchsuchen.

Historische Entwicklung

Die Geschichte der E-Mail begann, als der US-amerikanische Informatiker Ray Tomlinson (1941–2016) im Jahr 1971 einen ersten elektronischen Brief verschickte. Die älteste E-Mail, die von einem deutschen Internet-Mailserver empfangen wurde, stammt aus dem Jahr 1984. Nachdem die E-Mail zunächst vorwiegend als Mittel zum Übertragen von kurzfristigen Nachrichten eingesetzt worden war, gewann sie als berufliches und privates Schriftgut stetig an Bedeutung. E-Mails haben seitdem nicht mehr nur den Charakter eines kurzlebigen Nachrichtenträgers, sondern können Schriftstücke von großem Informations- oder auch Evidenzwert enthalten.

E-Mails übernahmen zwischen 1990 und 2010 verschiedene Funktionen, die zuvor unter anderem von Briefen oder Telefonaten erfüllt worden waren. Zunächst fanden sie breite Verwendung als informelles Austauschmedium, später wurden sie in manchen Stellen auch als Trägermedium für den offiziellen Schriftverkehr eingesetzt. Letzteres Phänomen tritt vor allem in Bereichen auf, in denen beide Seiten mit einer verlässlichen E-Mail-Infrastruktur ausgestattet sind (Behörde-Behörde, Behörde-Firma, Behörde-Freiberufler). In der Kommunikation mit der Bürgerin oder dem Kunden setzen Behörden und Wirtschaft hingegen für rechtsrelevante Nachrichten weiterhin auf Papierpost oder Kundenportale mit elektronischen Schriftstücken.

Aufbau und Inhalt

Eine einzelne E-Mail stellt sich in der Bildschirmansicht als Schriftrolle ohne Seiteneinteilung dar. Eine E-Mail setzt sich aus einem a) Header, einem b) Schriftkörper (Body) und gegebenenfalls c) Anlagen (Attachments) zusammen.

a) Der Header enthält in einer normierten, in den 1970er Jahren entstandenen Ansetzung zahlreiche Metadaten zu der E-Mail (beispielsweise Absender, Empfänger, Betreff, Zeitpunkt der Versendung der Nachricht und Informationen zum Sendeweg).

b) Der Schriftkörper (Body) der E-Mail kann zur Zeit entweder als reine Zeichenfolge, als HTML oder im Rich Text Format (RTF) formatiert sein. Für den Schriftkörper sind künftig weitere Formate denkbar, da der eigentliche Text selbst ein abgeschlossener Block im Datenstrom der E-Mail ist.

c) Einer E-Mail können zahlreiche Anlagen beigefügt sein, die unterschiedlichste Dateiformate haben können, aber selten mehr als 200 Seiten und kaum multimediale Inhalte aufweisen, da ihre Datenmenge beschränkt ist.

Liegen E-Mails in einer abgebenden Stelle in genuin digitaler Form vor, dann entweder auf einem Server oder auf einem E-Mail-Client (z.B. Microsoft Outlook oder Mozilla Thunderbird). Die E-Mails befinden sich in einem meist auf ein E-Mail-Konto (Account) bezogenen Container, der in Ordner unterteilt ist. Standardmäßig enthalten ist ein Ordner für den Posteingang, in dem die neuen Nachrichten aufgelistet werden. Darüber hinaus bestehen in der Regel ein Ordner, in dem die gesendeten Nachrichten abgelegt werden, sowie ein Ordner für gelöschte E-Mails. Weitere Ordner beinhalten Entwürfe sowie Nachrichten, deren Übersendung bereits begonnen hat, aber nicht abgeschlossen wurde.

Unter Umständen hat und nutzt der Inhaber des E-Mail-Kontos auf seinem E-Mail-Client die Möglichkeit, zusätzlich eigene Ordner und Unterordner anzulegen und E-Mails in diese zu verschieben. Im Idealfall arbeitet er mit einer klaren Ordnerstruktur und aussagekräftigen Benennungen der Ordner. Die Benennung eines Ordners erfüllt in diesem Fall eine ähnliche Funktion wie der Titel einer Akte. Der Ordner führt die einzelnen E-Mails zusammen, die sich auf ein Thema beziehen. Ein solches E-Mail-Konto ähnelt in seiner Struktur einer Dateisammlung, die eine Verschachtelung mit zahlreichen Unterordnern aufweisen kann. Wenn keine Vorgaben bestehen, kann das E-Mail-Konto sehr individuell gestaltet sein.

Überlieferungslage und ggf. (vor)archivische Bearbeitungsschritte

a) E-Mails als Einzelschriftstücke in elektronischen oder papiernen Akten

E-Mails, die für die Bearbeitung eines Themas relevant sind, wurden und werden in die papiernen oder elektronischen Akten übernommen. Die Relevanzschwelle wird, wenn ein zentraler Posteingang nicht mehr besteht, von den Sachbearbeitern festgelegt. Bei Papierakten werden die E-Mails vorher ausgedruckt, bei E-Akten elektronisch beigefügt. Die signifikanten Eigenschaften, die E-Mails im Kontokontext besitzen, entfallen dadurch ganz oder in Teilen.

b) E-Mails als von den Akten unabhängige elektronische Übernahme

Bislang liegen noch zu wenige belastbare Fallstudien oder Musteranleitungen über vorarchivische und archivische Bearbeitungsschritte vollständiger E-Mail-Konten vor. Da Übernahmen meist nur stattfinden, wenn die papierne oder elektronische Aktenführung zu wünschen übrig lässt, ist die Überlieferungslage bislang sehr knapp.

Auch die Überlieferung eines ganzen E-Mail-Kontos kann unvollständig sein. Manchmal sind vorwiegend Postausgänge enthalten, da die ursprüngliche Nachricht von einem zentralen Rechner in der Kanzlei empfangen und nicht weitergeleitet wurde. Dem Inhaber eines E-Mail-Kontos ist es möglich, E-Mails zu löschen. Diese Löschungen können nach unterschiedlichen Maßstäben (z.B. zeitlich, thematisch, Relevanz der E-Mails) durchgeführt worden sein. Als Beispiel für einen Bestand des Landesarchivs Baden-Württemberg, der auch E-Mails enthält, sei hier StA Ludwigsburg EL 237 II genannt (ein Permalink soll ab September 2017 verfügbar sein).

Quellenkritik und Auswertungsmöglichkeiten

Christopher Prom sagte im Jahr 2016 über E-Mails: “Email is one of the richest, one of the most revealing, if not the most revealing, of sources currently being generated”.[1] [„E-Mail ist eine der reichsten, eine der aufschlussreichsten, wenn nicht die aufschlussreichste, der derzeit erzeugten Quellen“].

In der Wirtschaft, aber auch in Teilen der Behörden, sind E-Mails und ihre Anlagen das Leitmedium für das Nachvollziehen von Entscheidungsprozessen. E-Mails können nicht nur Informationen über den Konteninhaber liefern und Einblicke in seine Arbeit, seine Ansichten und sein Leben gewähren, sondern auch über die Absender der empfangenen E-Mails. Insbesondere in ihrer genuin digitalen Form erlauben E-Mails durch Suchabfragen das flexible Beantworten von Fragestellungen. Beispielsweise lassen sich Unterlagen zu Themen, die nicht im Aktenplan vorkommen, durch Suchanfragen in einem E-Mail-Konto ausfindig machen.

Die Führung von papiernen oder elektronischen Akten hat seit Beginn des 21. Jahrhunderts in vielen Behörden deutlich nachgelassen. Viele E-Mails werden nicht mehr der elektronischen oder papiernen Akte beigefügt. Daher können E-Mails und ihre Anlagen in genuin digitaler Form als Ersatz- oder Ergänzungsüberlieferung übernommen werden, wenn sich die reguläre Aktenführung als lückenhaft erweist.

Hinweise zur Benutzung

Aufgrund ihres jungen Alters und ihres häufig personenbezogenen Inhalts unterliegen E-Mails derzeit in der Regel noch Sperrfristen.

Zur Benutzung eines in das Archiv übernommenen E-Mail-Kontos sind in der Regel die Funktionen eines E-Mail-Clients notwendig, der die Ordnerstruktur anzeigt und eine Suchfunktion bietet. Abhängig vom Dateiformat der Anlagen kann zusätzliche Software nötig sein, um auch diese Dateien einzusehen.

Anmerkungen

[1] https://blogs.loc.gov/thesignal/2016/05/o-email-my-email-our-fearful-trip-is-just-beginning-further-collaborations-with-archiving-email/ (27.04.2017).

Literatur

  • Bhushan, Abhay/Pogran, Ken/Tomlinson, Ray/White, Jim, Standardizing Network Mail Headers, in: Internet Engineering Task Force Request for Comment (IETF RFC) 561 (1973) https://tools.ietf.org/html/rfc561.
  • Knobloch, Corinna, Überlegungen zur Übernahme und Archivierung von E-Mail-Konten, in: Digitale Archivierung. Innovationen – Strategien – Netzwerke. Tagungsband zur 19. Tagung des Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ (Mitteilungen des Österreichischen Staatsarchivs 59/2016), Wien 2016, S. 221–231. Folien unter http://www.staatsarchiv.sg.ch/home/auds/19.html.
  • Murray, Kate, Shaking the Email Format Family Tree, in: Library of Congress Blog “The Signal”, http://blogs.loc.gov/thesignal/2014/04/shaking-the-email-format-family-tree/ (05.10.2016).
  • Pontevolpe, Gianfranco/ Salza, Silvio, General Study 05 – Keeping and Preserving E-mail (InterPARES 3 Project, Juni 2009) http://www.interpares.org/ip3/display_file.cfm?doc=ip3_italy_gs05a_final_report.pdf (05.10.2016).
  • Prom, Christopher J., Preserving Email DPC Technology Watch Report 11-01, Dezember 2011 (DPC TEchnology Watch Reports), o.O. 2011 http://dx.doi.org/10.7207/twr11-01 oder http://www.dpconline.org/docs/technology-watch-reports/739-dpctw11-01-pdf/file (18.09.2017).
  • Sturm, Patrick, Die E-Mail - ein Kommunikationsmedium des frühen 21. Jahrhunderts quellenkundlich betrachtet, in: Moderne Aktenkunde, hg. von Holger Berwinkel/Robert Kretzschmar/Karsten Uhde (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, Hochschule für Archivwissenschaft 64), Marburg 2016, S. 109-129.
  • White, Jim, A Proposed Mail Protocol, in: Internet Engineering Task Force Request for Comment (IETF RFC) 524 (1973) https://tools.ietf.org/html/rfc524.
  • Zuchet, Mike, Pilotprojekt zur Langzeitarchivierung digitaler E-Mail- Korrespondenzen des Bundesvorstandes der Vereinten Dienstleistungsgewerkschaft ver.di, in: Digitale Archivierung in der Praxis. 16. Tagung des Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“, hg. von Christian Keitel/Kai Naumann (Werkhefte der Staatlichen Archivverwaltung Baden-Württemberg, Serie A: Landesarchivdirektion Baden-Württemberg 24), Stuttgart 2013, S. 165–170.
 

Zitierhinweis: Corinna Knobloch/Kai Naumann, E-Mails, in: Südwestdeutsche Archivalienkunde, URL: […], Stand: 06.06.2017.

 

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