Fachverfahren

Von Christian Keitel

Gewässernetz: Nutzungsform als Karte
Gewässernetz: Nutzungsform als Karte

Definition der Quellengattung

Fachverfahren sind Computerprogramme, mit denen Behörden regelmäßig anfallende strukturierte Prozesse bearbeiten können. Durch Fachverfahren werden daher serielle Quellen in digitaler Form erstellt. In der Schweiz ist die Bezeichnung „Fachanwendung“ üblich. Alltagssprachlich werden Fachverfahren gerne auch als Datei bezeichnet (z.B. Antiterrordatei etc.).

Da Fachverfahren nicht in ihrer ursprünglichen Form erhalten werden können, müssen aus ihnen archivierbare Formen erstellt werden.

Statistiken und geographische Informationssysteme können ebenfalls als Fachverfahren beschrieben werden. Aufgrund ihrer eigenständigen Charakteristik werden sie hier in eigenen Artikeln vorgestellt.

Historische Entwicklung

Als Vorgänger der Fachverfahren können die Karteien angesehen werden. In Baden-Württemberg wurden die ältesten derzeit bekannten Fachverfahren seit 1957 in der staatlichen Flurverwaltung eingesetzt.[1] 1964 konnte dieses Fachverfahren bereits die Flächen von Wegen, Gewässern und Grundstücken berechnen. In diesen ersten Jahren basierten diese Fachverfahren noch auf Lochkartenmaschinen, die bereits seit 1910 zur Erstellung von Statistiken beim Statistischen Amt und später auch in anderen Teilen der Landesverwaltung zum Einsatz kamen.

Die ersten Computer gestützten Fachverfahren liefen auf Großrechneranlagen und basierten auf hierarchischen Datenbanksystemen bzw. auf deren noch nicht näher charakterisierten Vorläufern. 1974 hielt ein internes Protokoll der baden-württembergischen Archivverwaltung fest, dass fast alle Ressorts sich an der elektronischen Datenverarbeitung beteiligten.[2] Wir können annehmen, dass es sich dabei um Fachverfahren handelte. Vorgestellt wurde damals bereits eine Straßendatenbank, zu der das Staatsarchiv Ludwigsburg die Dokumentation und 2007 auch die digitalen Daten übernehmen konnte.[3]

Seit dem Ende des 20. Jahrhunderts werden Fachverfahren zunehmend auf der Basis von relationalen Datenbanken betrieben. Einige der älteren Fachverfahren wurden weiterhin mit hierarchischen Datenbanken betrieben.

In den ersten Jahrzehnten konnten mit den zugrundeliegenden Datenbanken ausschließlich textuelle Informationen gespeichert werden. In den letzten Jahrzehnten wurde es dann möglich, beliebige Inhalte in einzelnen Datenbankfeldern zu hinterlegen, beispielsweise ganze Dateien in beliebigem Dateiformat[4] oder vollständige Texte in ihrer ursprünglichen Formatierung.

Aufbau und Inhalt

Straßendatenbank: Nutzungsform als Tabelle
Straßendatenbank: Nutzungsform als Tabelle

Der Terminus der Fachverfahren kann in einem weiteren und engeren Sinn verstanden werden. Im weiteren Sinn umfasst er die Bestandteile Frontend, Middleware und Backend. Im Frontend werden die Informationen zumeist über speziell eingestellte Masken und Formulare dem Behördenmitarbeiter präsentiert. Das Backend wird durch eine Datenbank gebildet, hier wird jede Information nur einmal abgespeichert. Zwischen diesen beiden Teilen steht die Middleware oder das Fachverfahren im engeren Sinne. Ihre Aufgabe ist es, in der Datenbank liegenden Daten zu holen und in einsehbarer oder verarbeitbarer Form dem berechtigten Nutzer zu präsentieren.

Für die Archivierung der Fachverfahren wurden zwei Konzepte vorgeschlagen. Mit der Emulationsstrategie könnte es möglich sein, das Programm selbst zusammen mit der Datenbank zu erhalten. Künftige Nutzende würden dann ein Angebot bekommen, das dem der heutigen Behördenmitarbeiterinnen und -mitarbeiter sehr nahekommt. Allerdings wären die Daten dann nicht mehr exportierbar und könnten somit nicht außerhalb dieser Emulationsumgebung verwendet werden. Dieser Ansatz wurde nach Kenntnis des Verfassers bislang noch von keinem Archiv umgesetzt. Bei dem zweiten Ansatz werden die Informationen aus der Datenbank ausgelesen und in einer weitgehend von Software unabhängigen Weise archiviert. Das Programm wird nicht archiviert. Stattdessen werden Handbücher, Richtlinien und Bildschirmfotos (Screenshots) übernommen, die eine Ahnung vom Funktionieren des Programms geben sollen. Die heutigen Archive verfolgen soweit bekannt ohne Ausnahme diesen Migrationsansatz.

Im Mittelpunkt der Migrationsstrategie stehen bei Fachverfahren die zu erhaltenden Tabellen, die derzeit in den Dateiformaten CSV, XML oder SIARD übernommen werden. Zusätzlich werden noch Verknüpfungen und die Eigenschaften der Tabellen bzw. der einzelnen Spalten in XML oder SIARD abgebildet.

Überlieferungslage und ggf. vorarchivische/archivische Bearbeitungsschritte

Fachverfahren werden vom Landesarchiv Baden-Württemberg seit 2007 archiviert. Bislang konnten 232 Millionen Datensätze aus der Landesverwaltung übernommen werden (Stand: Mai 2017), wobei in diesem Fall auch Statistiken und geographische Informationssysteme gezählt wurden. Wollte das Landesarchiv jeden Datensatz auf einem Blatt Papier ausdrucken, wären 50 Regalkilometer belegt.[5]

Fachverfahren fallen aber nicht nur in der Landesverwaltung, sondern auch bei Kreisen und Städten an. Beispielsweise hat das Stadtarchiv Stuttgart bereits die Pressemitteilungen der Stabsabteilung Kommunikation und die Klärwerkstagebücher aus dem Tiefbauamt, Eigenbetrieb Stadtentwässerung übernommen.

Die Auswahlmethoden bei Fachverfahren unterscheiden sich erheblich von den bei Papierunterlagen angewandten. Zunächst ist es denkbar, dass von einem laufenden (d.h. noch aktiven) Fachverfahren ein sogenannter Datenbankschnitt genommen wird. Dabei wird zunächst eine Kopie der Datenbank exportiert und in einzelne Dateien in archivierbaren Dateiformaten überführt. Ein derartiger Datenbankschnitt ist eine zeitlich definierte Momentaufnahme. Bei diesem Verfahren streben die Archive nach Ablauf einiger Jahre die Übernahme neuer Datenbankschnitte an (Beispiel: Lebensmittelüberwachungs- und Veterinärinformationssystem Baden-Württemberg LÜVIS, StAL EL 55). Sofern dabei nur wenige Tabellen vorhanden sind, wird das Archiv diese vollständig übernehmen. Es kann aber sein, dass die Zahl von Tabellen die Möglichkeiten des Archivs übersteigt. Auch ist dann zu fragen, ob wirklich alle Teile der Datenbank archivwürdig sind. In diesen Fällen werden nur definierte Tabellen der Datenbank übernommen. Übernommen werden dann ebenso wie bei der „Vollarchivierung“ der Datenbank alle Datensätze der ausgewählten Tabellen. Bei dem aus LÜVIS gebildeten Archivale ermöglicht eine Tabelle eine vollständige Übersicht über alle lebensmittelverarbeitenden Betriebe, eine andere die Übersicht über alle Betriebsbesuche und eine dritte die aller Verstöße.

Ein anderes Übernahmeverfahren kommt bei der Übernahme von Informationen aus dem System ADV-Vollzug (StAS Wü 32/2 T 2 und T3 zum Einsatz. Hier werden gegen Ende jedes Jahres nur abgeschlossene, im kommenden Jahr zu löschenden Datensätze übernommen. Für künftige Überblicke sollten daher die Informationen aus verschiedenen Übernahmen in einer Datenbank vereint und dann zusammen abgefragt werden.

Quellenkritik und Auswertungsmöglichkeiten

Die meisten Fachverfahren beschreiben Zustände, sie versuchen Realität abzubilden. Sie unterscheiden sich dadurch grundsätzlich von Akten, in denen vor allem Entscheidungsfindung abgebildet wird. Aufgrund dieser unterschiedlichen Qualitäten können realitätsabbildende und prozessabbildende Archivalien sich wechselseitig ergänzen. In einem weiteren Schritt könnte man fragen, ob durch Fachverfahren nicht auch manche Ziele von Dokumentationsprofilen erreicht werden können.[6]

Die von einem Fachverfahren übernommenen Tabellen können zum Nutzungszeitpunkt in einer dann gängigen Datenbank ausgewertet werden. Es ist auch möglich, die Daten verschiedener Archivalien zu verknüpfen und gemeinsam in dieser Datenbank abzufragen (s.o. ADV-Vollzug). Dabei sind die von der ursprünglichen Datenbank vorgegebenen Gestaltungsregeln zu beachten (keine Zuordnung des Werts einer Tabellenzelle zu einer anderen Zeile oder Spalte, Berücksichtigung der spezifischen Eigenschaften von Spalten, Feldtypen, Verknüpfungen etc.).[7] Informationen können schnell durchsucht, gruppiert und statistisch ausgewertet werden. Die Nutzerinteressen können sich sowohl auf den einzelnen Datensatz (z.B. bei genealogischen Interessen) als auch auf ein Gesamtbild (z.B. bei sozialwissenschaftlichen Fragestellungen) beziehen.

Fragestellungen zur Funktionsweise des Fachverfahrens können derzeit vor allem anhand von zusätzlich überlieferten Handbüchern, Richtlinien und sonstiger Dokumentation wie Bildschirmfotos etc. beantwortet werden. Am besten könnten sie über den Erhalt des Programms beantwortet werden, wofür allerdings das Emulationsverfahren zum Einsatz kommen müsste. Rechtliche, finanzielle, organisatorische und auch archivfachliche Gründe haben die Archive bislang davon abgehalten, dieser Möglichkeit nachzugehen.

Es ist nicht unwahrscheinlich, dass Informationen eines Fachverfahrens auch an die Fachverfahren anderer Behörden oder an die statistischen Ämter weitergegeben wurden. Beispielsweise werden die Einzelinformationen der Umweltverwaltung durch die lokalen Fachverfahren der Landkreise und Städte erhoben.[8] Einmal im Monat werden nahezu alle erhobenen Daten an die zentrale Referenzdatenbank des Umweltinformationssystems überspielt. Manche dieser Informationen werden an das Statistische Landesamt zur Erstellung von Umweltstatistiken weitergegeben. Inhaltliche Dopplungen können sich daher zwischen kommunalen und staatlichen Verfahren, aber auch innerhalb der Landesverwaltung ergeben. Manchmal werden die für ein weiteres Fachverfahren oder eine Statistik übernommenen Informationen noch erweitert oder verändert. Beispielsweise werden Statistiken zumeist auch plausibilisiert. Zu prüfen wären daher einerseits mögliche Doppelüberlieferungen, andererseits aber auch denkbare Abweichungen ursprünglich identischer Datenbestände.

Es kann sein, dass die einzelnen Informationen auch nach dem Übernahmezeitpunkt noch in Verwendung waren (s.o. LÜVIS). Sie können daher zu einem späteren Zeitpunkt in der Behörde noch geändert worden sein. Diese Veränderungen kommen nur dann im Archiv an, wenn bis zum nächsten Datenbankschnitt keine weitere Änderung dieser Informationen erfolgt – es sei denn, das Fachverfahren besitzt eine Veränderungshistorie und das Archiv konnte diese übernehmen.

Hinweise zur Benutzung

Fachverfahren unterliegen in aller Regel noch den allgemeinen, häufig auch den personenbezogenen Sperrfristen. In manchen Fällen ist es denkbar, zur Vorbereitung der Nutzung aus kopierten Daten die Spalten mit Personenbezug zu löschen. Die so erstellten Nutzungspakete (DIPs) unterliegen dann nur noch der allgemeinen Sperrfrist. Ob dieser Weg auch praktisch umsetzbar ist, hängt sowohl von der Fragestellung des Nutzers als auch von den Ressourcen des verwahrenden Archivs ab.

Forschungs- und Editionsgeschichte

Die Forschungsgeschichte steht bei Fachverfahren noch ganz am Anfang. Die meisten Veröffentlichungen beschäftigen sich mit Fragen der Bewertung, bei denen allerdings stets auch die zukünftigen Nutzungsmöglichkeiten zu bedenken sind. Digitale Editionen von Fachverfahren sind nicht bekannt. Nach Ablauf aller Aufbewahrungsfristen ist eine Einstellung der Daten ins Internet oder eine entsprechende Abfragemöglichkeit denkbar. Entsprechende Angebote finden sich bereits bei der National Archives and Records Administration (dem amerikanischen Nationalarchiv) und bei den National Archives des Vereinigten Königreichs.[9]

Anmerkungen

[1] 50 Jahre Datenverarbeitung.
[2] StAL EL 17 I Bü 162a.
[3] StAL EL 75 V DO 1.1 (Daten) und EL 20/4 I Nr. 173 a-b (Dokumentation).
[4] Das Datenbankprogramm Oracle spricht bezeichnenderweise vom Feldtyp BLOB = Binary Large Object.
[5] Naumann, Zwölf Jahre.
[6] Keitel, Art der Dokumentation.
[7] Keitel, Unterlagen. Kritisch: Bischoff, Bewertung.
[8] Die Internetseite des Umweltinformationssystems wird seit 2007 vom Landesarchiv Baden-Württemberg im Baden-Württembergischen Online-Archiv BOA archiviert, http://la.boa-bw.de/result.do?index=0&idPaging=298, (15.8.2017).
[9] https://aad.archives.gov/aad/ und http://www.nationalarchives.gov.uk/help-with-your-research/research-guides/government-datasets/.

Literatur

  • 50 Jahre Datenverarbeitung in der Flurbereinigungsverwaltung Baden-Württemberg 1957–2007. Dokumentation, hg. vom Regierungspräsidium Stuttgart, Landesamt für Flurneuordnung, Schriftreihe Heft 17, o.J. [ca. 2007].
  • Bischoff, Frank M., Bewertung elektronischer Unterlagen und die Auswirkungen archivarischer Eingriffe auf die Typologie zukünftiger Quellen, in: Archivar 67 (2014), S. 40–52.
  • Dässler, Rolf/Schwarz, Karin, Archivierung und dauerhafte Nutzung von Datenbankinhalten aus Fachverfahren – Eine neue Herausforderung für die digitale Archivierung, in: Archivar 63 (2010), S. 6–18.
  • Keitel, Christian, 35 Jahre „Elektronische Archivierung“ in der Archivverwaltung Baden-Württembergs: Ein Lernprozess, in: Archive in Bayern 6 (2010), S. 11–32.
  • Keitel, Christian, Eine andere Art der Dokumentation. Anmerkungen zur Bewertung umfassender Informationssysteme, Stuttgart 2011, http://www.landesarchiv-bw.de/sixcms/media.php/120/52529/Workshop_Keitel_andere_Art.pdf (15.8.2017).
  • Keitel, Christian, Prozessgeborene Unterlagen. Anmerkungen zur Bildung, Wahrnehmung, Bewertung und Nutzung digitaler Überlieferung, in: Archivar 67 (2014), S. 278–285.
  • Naumann, Kai, Zwölf Jahre Lernen aus der Praxis – Überlieferungsbildung aus genuin digitalen Unterlagen beim Landesarchiv Baden-Württemberg, in: Scrinium 69 (2015), S. 115–136.
  • Nippert, Klaus u.a., Archivisches Dokumentationsprofil für Studierendendaten aus elektronischen Fachverfahren (Fachgruppe Archive der Hochschulen und wissenschaftlichen Institutionen des VdA, März 2016), in: Archivar 69 (2016), S. 249–257.
  • Pilger, Andreas, Bewertung elektronischer Fachverfahren. Diskussionspapier des VdA-Arbeitskreises „Archivische Bewertung“, Stand: 9. Dezember 2014, in: Archivar 68 (2015), S. 89–92.

Zitierhinweis:  Christian Keitel, Fachverfahren, in: Südwestdeutsche Archivalienkunde, URL: […], Stand: 20.11.2017.

 

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